Gabime me e-mail që duhen evituar

Nga MSc.Zoje Abazi

in bioxTë dish të manovrosh brenda inbox–it tënd është natyrisht thelbësore nëse dëshiron të mbarosh punë. Por gjithashtu është e nevojshme të evitoni gabime trashanike (dhe fatkeqësisht të zakonshme) në mënyrën e komunikimit me to. Më poshte një listë me këshilla se si të evitoni gabimet më të shpeshta që hasen:
1 – Mos nisni email të ri për një diskutim në vazhdim.
Imagjinoni sa email merrni e dërgoni në ditë. Nëse kini korrespondencë me shumë njerëz, ndodh dhe që të harrohet në ç’ pikë ka ngelur diskutimi apo edhe përse diskutimi kish filluar së pari. Apo jo? Kështu që është një lehtësi për të gjithë, nëse emailet me të njëjtën tematikë vijojnë në vazhdimësi njëri pas tjetrit. Në këtë mënyrë do të mund të rifreskohet e gjithë situata.
2 – Përdorni gjithmonë email-in e punës
Na ka ndodhur të gjithëve të hapim njekohësisht email-in e punës dhe personalen për të komunikuar me persona të ndryshëm. Pikërisht në këto raste duhet të bëni shumë kujdes gjatë nisjes së email. Nëse gabimisht nisni një email nga adresa juaj personale me siguri që do të shkaktoni ngrysjen e vetullave të dikujt, por njëkohësisht email juaj mund të përfundojë direkt në dosjen Spam dhe marrësi mos lexojë ndoshta njoftime urgjente dhe të rëndësishme.
3 – Përgjigjuni gjithmonë kur merrni një email
Kjo është më e lehta për t’u neglizhuar. Nëse dëshironi ti kushtoni vëmendje disa njerëzve njëkohësisht atëherë e mira është të përdorni butonin Reply all (Përgjigju të gjithëve).
4 – Mos përdorni “ Cc “ pa limit
E vërtete, duhet ti përgjigjeni të gjithëve, por përpara se ti nisni një email me “cc” dikujt të përfshirë në një korrespondencë, pyesni veten nëse eshte me të vërtetë e nevojshme.
5 – Mos harroni “ Bcc “
“ Bcc “ është një zgjidhje e mrekullueshme kur dëshironi të informoni dikë, por pa e përfshirë në diskutim. Për shembull, pasi një koleg ju prezanton me një palë të tretë nëpërmjet email, kalojeni atë në “bcc”. Gjithashtu, kushtojini kujdes nevojës së personave të përfshirë në emaile për të mos u dalë email publik. Sidomos kur dërgoni mesazhe në grupe të gjëra. Askush nuk do donte email e tij / saj të ekspozuar në një grup të gjerë njerëzish të cilët nuk i njeh aspak.
6 – Evitoni zvarritjet
Emailet tuaja duhet të jenë të shkurtër dhe direkt. Nëse diçka nuk mund ta shprehni në pak fraza, apo nëse e gjeni veten në një diskutim të stërzgjatur, më mirë bjeri telefonit! Email-et shumë të gjata mund të përfundojnë në tufën e korrespondencave të palexuara.
7 – Shkruani me profesionalizëm
Mbani nje ton profesional gjatë korrespondencave me email. Kjo nënkupton evitimin e gabimeve gramatikore dhe të përdorimit të dialekteve. Shkurtimet mund ti ruani për mesazhet SMS.
8 – Evitoni email me shumë pyetje – përgjigje.
Kur dërgoni një email të shpejtë për të caktuar një takim, përfshini të gjithë informacionin e nevojshëm në email-in e parë. Përndryshe, do të hapni një valë shkëmbimesh me email, me pyetje e shpjegime, të cilat mund të ishin evituar. P.sh. nëse kërkoni takim me dikë shtroni edhe kohën kur ju jeni të lirë. Nëse kërkoni kontakt direkt, jepni dhe numrin tuaj të celularit.

Leave a comment

Filed under Computers

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s